Praktijk en expertise gebundeld

Bij het ontwikkelen van de PEP-training hebben verschillende teams van Q-Academie en Q-Consult Zorg hun expertises gebundeld. Zo is diepgaande kennis over wet- en regelgeving, strategische positionering, processen en financiële sturing samengebracht. Het team Leren en Ontwikkelen maakte het praktisch toepasbaar met werkvormen en voegde daar persoonlijke ontwikkeling en vaardigheidscomponenten aan toe.

Die kruisbestuiving leverde een rijk basisprogramma op van vier trainingsdagen met diverse modules. Altijd met het uitgangspunt dat leren het beste lukt als je oefent met situaties uit je eigen praktijk. Lisanne Tuinte-Prins van het team Leren en Ontwikkelen: “Daarom brengen we de praktijk zo dicht mogelijk naar het ‘klaslokaal’. We koppelen het trainen van vaardigheden, zoals effectieve communicatie en adviesvaardigheden aan oefeningen met herkenbare casuïstiek. Zo blijft het relevant en toepasbaar. Onze trainingen zijn dan ook altijd maatwerk.”

Vraag bepaalt inhoud

Dit maatwerk – kenmerkend voor de aanpak van Q-Academie – start zodra er een concrete ontwikkelvraag op tafel ligt. Denk aan een afdeling zorgadministratie die zichtbaarder wil worden, meer draagvlak wil creëren of een meer adviserende rol wil oppakken. De PEP-training kan dan (een deel van) de oplossing zijn. Niels Rooijakkers, trainer en adviseur bij het team Leren en Ontwikkelen en voormalig adviseur zorgadministratie: “Veel afdelingen zorgadministratie merken dat medische specialisten en andere zorgprofessionals de administratie van zorg zien als bijzaak. Als rompslomp. Maar als zorg onvoldoende, te laat of gebrekkig wordt geregistreerd, heeft dat grote gevolgen. De zorgregistratie is namelijk direct gekoppeld aan vergoedingen.”

“Zonder goede zorgadministratie geen financieel gezonde instelling . En dat raakt uiteindelijk ook de kwaliteit van zorg voor patiënten. Om dit duidelijk te maken, moeten medewerkers van de zorgadministratie stevig in hun schoenen staan. Hoe ver ze daarin zijn, wat hun positie is als team en waar ze naartoe willen, bepaalt hoe we de training opbouwen.”

Trainers met praktijkervaring

De specifieke vraag van de zorgadministratie bepaalt ook welke trainers Q-Academie inzet. Dat kan een expert Bedrijfsvoering zijn die daarnaast ervaring heeft met persoonlijke en teamontwikkeling, trainer van Leren en Ontwikkelen die ook thuis is in financiële en organisatorische vraagstukken. Of, als dat beter aansluit bij de vraag, een duo. Ook dit is maatwerk. Niels: “Al onze trainers zijn ook actief als adviseur. We kennen de uitdagingen waar de afdelingen voor staan uit eigen ervaring. Die ervaring brengen we mee in de training. Het helpt bovendien dat we collega’s hebben in allerlei disciplines. Er zijn altijd experts om mee te sparren als we iets tegenkomen dat meer in hun domein ligt.” Lisanne vult aan: “En doordat we in onze organisatie zo veel aan kennisuitwisseling doen, hebben we allemaal een stevige, brede basis. Dit maakt dat we een enorme rugzak aan mogelijkheden hebben om informatie aan te vullen en praktijkvoorbeelden te geven.”

Nieuwe rol, nieuwe vaardigheden

De PEP-training heeft een aantal vaste modules, bijvoorbeeld over communicatiestijlen, adviesvaardigheden, stakeholder- en verandermanagement. Competenties die teams en individuele medewerkers helpen hun effectiviteit te vergroten. “Teams en individuele medewerkers van de zorgadministratie zijn vaak niet gewend om zorgprofessionals aan te spreken op hun verantwoordelijkheid en mee te nemen in de noodzaak om zorg goed te registreren”, zegt Niels. “Juist daarbij zijn die ‘zachte’ vaardigheden zo belangrijk voor deze groep: in hun nieuwe rol is inhoudelijk sterk zijn niet meer genoeg.” Tijdens de trainingsdagen wordt hier met diverse werkvormen aan gewerkt. Tussendoor krijgen deelnemers soms individuele coaching, en in elk geval opdrachten om wat ze geleerd hebben meteen in de praktijk toe te passen. “Ook dat past bij onze praktijkgerichte aanpak”, zegt Lisanne. “Een theoretisch kader is belangrijk, maar het gaat ook echt om: wat kun je morgen anders doen?”

Meer verbinding, meer impact

Het mooie vinden Niels en Lisanne dat ze teams zorgadministratie en de individuele medewerkers vaak al in een paar maanden flink zien groeien. Lisanne: “Tijdens de training vallen veel kwartjes. Deelnemers worden zelfbewuster en meer overtuigd van hun eigen kunnen. Ze krijgen ook meer zicht op hun rol in de keten en het belang van wat ze doen.” Niels: “Wij geven ze de handvatten om duidelijk te maken aan hun collega’s: dit betekent de zorgadministratie voor het grote financiële plaatje en dit scheelt het op jaarbasis als we de zorg niet goed vastleggen. Dit kan het verschil maken tussen wel of geen ruimte voor innovatie. Onvolledige zorgadministratie kan bovendien leiden tot een verkeerd beeld naar buiten: de buitenwereld denkt dat je veel minder zorg levert dan in werkelijkheid het geval is, bijvoorbeeld. Dit leidt onterecht tot minder vergoedingen voor zorg die wél geleverd is. We horen van veel deelnemers dat ze dit beter weten over te brengen, met vertrouwen in hun eigen kennis en kunde.”

Strategisch partnerschap

Het resultaat is dat de zorgadministratie daadwerkelijk meer aandacht krijgt, ook buiten de afdeling zelf. Omdat het belang ervan beter tussen de oren komt. Er komt echt iets in beweging. Ook dat is waar Q-Academie voor staat: strategisch partnerschap in ontwikkeling en verandering. Lisanne. “We bieden meer dan een inspirerende leerervaring; bij ons draait het om blijvend resultaat dat doorwerkt in de organisatie, en uiteindelijk in de hele zorgsector. De training vormt een startpunt voor verandering.”