Home
Spiekbriefje voor jouw audit
Tijdens het lopen van een audit komt er veel op je af. Een klein beetje hulp kan wellicht geen kwaad. Daarom hebben we de belangrijkste aandachtspunten en tips gebundeld in een spiekbriefje voor tijdens jouw audit. Lees ze hieronder!
Tips voor elke fase
Je hebt je vragenlijst over de te toetsen normen, je krijgt informatie waar je goed op door moet vragen en dit alles wil je helder notuleren voor de uiteindelijke rapportage. Tegelijkertijd wil je jezelf en jouw rol zo goed mogelijk toelichten, veel open vragen stellen, objectief bewijs opvragen, de leiding houden en nog zoveel meer.
We delen een audit op in drie fasen. Hieronder lichten we per fase de belangrijkste aandachtspunten en tips mee.
Fase 1. Inleiding
- Leg uit dat je vandaag de rol van auditor hebt
- Is de auditee op zijn gemak
- Leef je in in zijn/haar functie
- Onderwerpen inleiding:Doel van gesprek, rolverdeling auditoren, inzien documenten tijdsduur gesprek
- Mooie overgang naar het auditgesprek: “Heb je nog vragen?”
Fase 2. Vraaggesprek
- Stel open en waarderende vragen
- Vraag door op standaard risicovolle momenten zoals registratiemomenten en overdrachtsmomenten
- Bekijk relevante documenten en registraties
- Koppel je bevindingen (positief en negatief) tussentijds terug
- Bereik overeenstemming over de bevindingen met de auditee
- Kom tot een complete bevinding
Fase 3. Afsluiting
- Vat bevindingen samen: goede punten en verbeterpunten
- Vind overeenstemming met de auditee over bevindingen
- Leg het vervolgtraject uit
- Heeft de auditee vragen?
- Bedank de auditee
Welke vragen kun je altijd stellen?
Openingsvragen: Hoe open ik mijn gesprek?
• Wat gebeurt er binnen dit proces?
• Wat is het doel van het proces?
• Wie is de ‘klant’ van dit proces?
Kernvragen: En wat moet ik ook niet vergeten te vragen?
• Wat gaat goed?
• Wat kan beter? En wat kunnen we daarmee leren? (waarderend auditen)
• Hoe kan het beter?
Welke vragen stel je om door te vragen?
• Wat is hiervan de oorzaak?
• Wat is het gevolg als we niets doen?
• Hoe kunnen we dit volgens jou verbeteren?
• Stel dat… Wat doe je dan?
• En dan?
• Hoe komt een nieuwe medewerker aan
deze informatie?
Wat zijn standaard risico’s om op door te vragen?
• Registratiemomenten
• Overdracht- en afstemmingsmomenten
• Eenduidige beslissingscriteria
• Doorlooptijden
• Controlemomenten
• Aanwezigheid PDCA-cyclus
Is het uitvoeren van interne audits nieuw voor jou?
Volg dan de onze tweedaagse basistraining 'Interne audits'. Leer van diverse experts, met ruime ervaring op het gebied van interne audits, hoe je dit goed aanpakt. Ook ontvang je nog meer praktische handvatten zodat jij weet hoe je een audit met succes uitvoert. Meer weten?
Meer weten over dit onderwerp? Bel ons!
