Home
Stappenplan voor het oplossen van registratiefouten
Als DBC‑medewerker ben je dagelijks bezig met het corrigeren van registratiefouten. Dat is essentieel werk: zonder correcte registratie geen betrouwbare informatie en geen juiste declaratie. Tegelijkertijd is het oplossen van fouten in de praktijk soms complexer dan het lijkt. Foutmeldingen zijn niet altijd eenduidig, de benodigde informatie kan verspreid staan en regelgeving laat soms ruimte voor verschillende interpretaties. Het onderstaande stappenplan helpt je om registratiefouten zorgvuldig en professioneel op te lossen.
Stap 1: Signaleren en betekenis achterhalen
Doel: vaststellen dat er een fout is en waar deze vandaan komt:
- Breng in kaart via welke route de fout binnenkomt. Via interne controle, externe afkeur of een andere route?
- Op welke werklijst staat de fout? Is het bijvoorbeeld een afsluitfout, grouperfout of basisfout?
- Wat betekent de fout? Kun je dit afleiden uit de titel? Tip: raadpleeg het document van de EPD leverancier en/of zorgregistratie met daarin de verschillende foutcodes.
- Zit de fout in een verrichting of in een DBC?
Stap 2: Analyseren van de registratie
Doel: begrijpen wat er inhoudelijk mis is gegaan. Onderzoek of de registratie aansluit bij de werkelijk geleverde zorg:
- Zijn alle verplichte gegevens vastgelegd?
- Kloppen de vastgelegde diagnose en startdatum?
- Zijn de juiste verrichtingen geregistreerd?
- Zijn de verrichtingen juist gekoppeld?
Raadpleeg het EPD dossier en de geldende wet‑ en regelgeving. Geeft dit onvoldoende duidelijkheid, dan is afstemming met de betrokken uitvoerder of medisch specialist noodzakelijk. Analyseer altijd vóórdat je corrigeert.
Stap 3: Classificeren van de fout
Doel: Bepalen welk type fout het is en welke herstelactie daarbij past. Is er sprake van:
- Onjuiste of ontbrekende verrichting(en)?
- Geen of verkeerde diagnose?
- Onjuiste opening of afsluiting van DBC?
- Verrichting(en) gekoppeld aan verkeerde DBC?
- Registratie die inhoudelijk niet voldoet aan wet- en regelgeving?
- Onjuiste uitvoerder van zorgactiviteiten?
- Systeem- of verwerkingsfout? Bijvoorbeeld status van verrichting is nog niet juist verwerkt of registratie is nog niet volledig ingelezen.
Deze stap voorkomt dat je te snel corrigeert zonder de oorzaak goed te begrijpen.
Stap 4: Herstelactie bepalen
Doel: Vaststellen wat er concreet nodig is om de fout te herstellen
Bepaal welke correctie binnen het EPD passend is, bijvoorbeeld:
- Toevoegen of corrigeren van verrichtingen
- Wijzigen van diagnosecodes
- Heropenen of opnieuw openen van DBC
- Sluiten en opnieuw aanmaken van DBC
- Verplaatsen van verrichtingen naar andere DBC
Houd hierbij altijd rekening met wet- en regelgeving (NZa) en interne protocollen.
Stap 5: Correctie uitvoeren of overdragen
Doel: zorgen dat de correctie daadwerkelijk en zorgvuldig wordt uitgevoerd.
Kun je de correctie zelf uitvoeren? Dan doe je dat conform de afspraken. Is dit niet jouw bevoegdheid of rol? Draag het probleem dan gericht over aan degene die dit moet oplossen, inclusief heldere duiding van wat er nodig is.
Stap 6: Controleren en afronden
Doel: Controleren of de fout volledig is opgelost.
Controleer:
- Is de DBC nu declarabel?
- Is de foutmelding verdwenen?
Mogelijk moet hiervoor eerst opnieuw een afsluit- of validatierun gedraaid worden. In dat geval kan je beter de volgende dag checken of de foutmelding weg is gebleven.
Leg een stevig basis
Het goed oplossen van registratiefouten vraagt meer dan inhoudelijke kennis alleen. Professioneel werken betekent:
- zorgvuldig analyseren,
- doordacht corrigeren,
- en controleren of het resultaat klopt.
Zo lever je kwaliteit, voorkom je onnodig herstelwerk en leg je een stevige basis voor eventuele vervolgstappen richting structurele verbetering.
Wil je deze stappen niet alleen kennen, maar ook effectief toepassen in de praktijk?
In de basistraining 'DBC's' werk je gericht aan de kennis en vaardigheden die je nodig hebt in jouw rol als DBC‑medewerker.
Of wil je het breder aanpakken en je de komende jaren verder ontwikkelen binnen dit vakgebied? Bekijk ons leerpad DBC’s & zorgregistratie voor jouw volgende stap.
Meer weten over dit onderwerp? Bel ons!
