Home
Stappenplan voor het structureel oplossen & voorkomen van registratiefouten
Als DBC‑adviseur ben je dagelijks bezig met het analyseren, corrigeren en voorkomen van registratiefouten. Dat is essentieel werk: zonder correcte registratie geen betrouwbare informatie en geen juiste declaratie. Tegelijk zie je soms dezelfde fouten steeds opnieuw terugkomen. Juist dan is het helpend om onderscheid te maken tussen nu goed oplossen en structureel verbeteren en voorkomen voor later. Lees verder en ontdek het stappenplan om hiermee aan de slag te gaan!
Stap 1: De fout oplossen
Doorloop deze stappen voor het oplossen van registratiefouten.
Stap 2: Vraag jezelf af: is dit een incident of patroon dat ik vaker zie?
Als de fout is hersteld, neem kort afstand van het individuele dossier. Stel jezelf vragen als:
- Heb ik dit type fout recent vaker gezien?
- Komt dit voor bij meerdere dossiers of collega’s?
- Zit de fout steeds in dezelfde stap van het registratieproces?
Eén keer is meestal een incident. De fout oplossen is voldoende. Meerdere keren is een signaal om verder te kijken.
Stap 3: Analyseer de fout- en probleemtypen
Niet elke structurele fout is hetzelfde en niet elke fout vraagt dezelfde aanpak. Stel jezelf expliciet deze vraag: met wat voor soort probleem/probleemtype heb ik hier te maken?
- Kennisprobleem: Denk aan: onwetendheid over bepaalde registratieregels.
- Interpretatieprobleem: Denk aan: grijze gebieden in wet- en regelgeving die verschillend geïnterpreteerd worden.
- Procesprobleem: Denk aan: de benodigde registratiewijze schuurt met de dagelijkse zorgpraktijk. Zorg verloopt anders dan de registratie veronderstelt en/of informatie die nodig is voor correcte registratie is pas later beschikbaar.
- Inrichtingsprobleem/systeemprobleem: Denk aan: dezelfde fout bij meerdere specialisten, vakgroepen of momenten omdat de inrichting van het systeem een fout bevat.
Deze stap bepaalt: of jij hier zelf verder iets mee kunt; of afstemming met vakgroep of manager nodig is. Zonder deze stap ga je óf te snel escaleren, óf te lang zelf repareren.
Stap 4: Bepaal je handelingsruimte en positie
Voordat je actie onderneemt, sta expliciet stil bij prioriteit, scope en positionering. Juist hier gaat het in de praktijk vaak mis.
Stel jezelf deze vragen:
- Hoe urgent is dit? Wanneer moet het opgelost zijn?
Niet urgent / beperkt risico: overweeg of je het probleem beter kunt laten om je tijd te besteden aan urgentere problemen met grotere risico’s. Overleg bij twijfel met je leidinggevende.
- Is dit het hoofdprobleem, of een afgeleide van iets groters?
Onduidelijk of dit het hoofdprobleem is: analyseer het probleem eerst verder om hierachter te komen, voordat je actie onderneemt.
- Wat hoort bij mijn rol als DBC‑adviseur– en wat niet? Kan en moet ik dit zelf oppakken, of is dit iets voor vakgroep, manager of andere afdeling?
Wel belangrijk maar buiten jouw directe invloed: duidt het probleem, verzamel de signalen en leg het neer de juiste verantwoordelijke.
Maak hier bewust keuzes in. Niet alles wat fout gaat hoeft en kan meteen structureel aangepakt te worden, en niet alles hoort op jouw bord. Door vooraf te prioriteren en af te bakenen, voorkom je dat alles urgent wordt of dat je problemen probeert op te lossen die niet binnen jouw invloedssfeer liggen. Dit is professionele positionering, geen terugtrekking. Zo houd je regie op je werk en leg je problemen neer op het niveau waar ze thuishoren.
Stap 5: Actie per probleemtype (uit stap 3)
Kennisprobleem → Opleiden (gericht en praktisch)
- Breng in kaart welke kennis bij wie ontbreekt (welke regel, werkafspraak, procesafspraak, bij welke collega's)
- Analyseer waarom het fout gaat (hebben collega's verouderde kennis, is er nieuwe wet- en regelgeving of onvoldoende basisbegrip van de regel en waarom is dit)?
- Organiseer gerichte kennisoverdracht (bijv. korte uitleg tijdens vergadering, praktijkvoorbeeld, naslagwerk of gerichte training). Liever klein en praktisch dan breed en algemeen.
- Koppel regels altijd aan herkenbare praktijksituaties en consequenties.
- Leg vast waar actuele informatie te vinden is zodat dezelfde vragen niet terug blijven komen.
- Doel: juiste en actuele kennis op het juiste moment, zodat fouten voorkomen worden in plaats van hersteld.
Interpretatieprobleem → Eenduidigheid organiseren
- Verzamel verschillende voorbeelden waar dit probleem voorkomt.
- Bereid een korte inhoudelijke duiding voor.
- Bespreek met vakgroep. Tips voor bespreking met de vakgroep:
- Erken dat zorginhoud leidend is.
- Positioneer het als beperken van herstelwerk, niet als ‘fout registreren’.
- Maak samen een haalbare afspraak.
- Doel: duidelijke werkafspraak.
Procesprobleem → Beheersbaar maken
- Erken dat het knelpunt logisch en verklaarbaar is vanuit de dagelijkse zorgpraktijk.
- Ga samen met de vakgroep in gesprek over wat in die praktijk realistisch en werkbaar is, zonder vooraf al een oplossing vast te leggen.
- Een aangepast proces kan niet altijd, dat kan ook een conclusie zijn. Het is dan belangrijk dat dat wordt erkend en mogelijk is er dan extra scholing/instructie nodig.
Tips voor dit gesprek:
- Erken expliciet dat de zorginhoud leidend is
- Breng het vraagstuk terug tot een moment in het proces of een handeling. Gebruik dat als startpunt om samen te verkennen wat wel werkbaar is.
- Werk dit uit tot een voorstel voor aangepaste werkwijze en stem dit voorstel af en stel vast met de vakgroep en manager.
- Doel: een aangepast proces dat aansluit bij praktijk en registratiesysteem
Inrichtingsprobleem/systeemprobleem → Overdragen met onderbouwing
- Bundel signalen en laat het patroon zien.
- Beschrijf het effect (herstelwerk, vertraging, risico’s).
- Neem contact op met de functioneel/applicatiebeheer.
- Doel: procesaanpassing.
STAP 6: Borging en check
- Leg afspraken kort vast (werkafspraak/instructie).
- Check na een logische periode of het effect zichtbaar is.
- Stel bij waar nodig; schaal op richting teamleider/manager als het probleem blijft terugkomen.
Niet elke registratiefout is volledig te voorkomen. Professioneel werken betekent het goed oplossen, juist duiden en het probleem op het juiste niveau beleggen. Zo maak je jouw bijdrage zichtbaar en houd je het werk beheersbaar.
Wil je deze stappen niet alleen kennen, maar ook effectief toepassen in de praktijk?
In de training '(Advies)vaardigheden voor de zorgadministratie' werk je gericht aan de vaardigheden die je nodig hebt in jouw rol als DBC‑adviseur.
Of wil je het breder aanpakken en je de komende jaren verder ontwikkelen binnen dit vakgebied? Bekijk ons leerpad DBC’s & zorgregistratie voor jouw volgende stap.
Meer weten over dit onderwerp? Bel ons!
