Home
DBC‑advies in de praktijk: zo maak je als adviseur het verschil in zorgregistratie
Als DBC-adviseur ken je de DBC‑systematiek en weet je hoe je deze toepast in de praktijk. Je adviseert zorgprofessionals, management en Finance & Control. Maar in je dagelijkse werk merk je: de inhoud is zelden het knelpunt. De echte uitdaging zit in het samenwerken met vakgroepen om registratiefouten terug te dringen en te voorkomen. Zeker in een omgeving waar werkdruk hoog is, prioriteiten verschillen en professionals veel verantwoordelijkheid dragen.
Hoe herken je als DBC‑adviseur wat er speelt in de praktijk? En hoe speel je daar effectief op in om samen structurele verbeteringen door te voeren? In deze blog lees je aan de hand van vijf herkenbare situaties hoe jij het verschil maakt.
1. “Ik heb het veel te druk om ook nog al die registratiewerkzaamheden te doen”
Hoe je als DBC-adviseur het verschil maakt
- Laat zien wat eenduidige registratie de vakgroep oplevert;
- Laat zien hoe vaak registratie achteraf moet worden gecorrigeerd.
- Maak zichtbaar hoeveel vragen/uitzoekwerk dit later voor alle betrokkenen oplevert.
- Vertaal dat naar: “als we dit gelijk goed doen, scheelt dat deze handelingen later”.
- Bespreek eventueel een casus uitgebreider als voorbeeld.
Wat levert het op?
De correcte registratie wordt een manier om de huidige werkdruk te verlagen in plaats van deze te verhogen.
2. “Jullie komen alleen als er iets fout is”
of “Jij kent de zorg niet”
Sommige vakgroepen associëren DBC-advies vooral met controle en correcties. Of ervaren afstand: ‘dit is administratief, jij kent onze zorgpraktijk en realiteit niet’. Daarnaast ontbreekt vaak een structurele relatie tussen de afdeling zorgcontrol en de vakgroep. Contactmomenten ontstaan vooral bij vragen of correcties, waardoor wederzijds begrip en vertrouwen beperkt blijven.
Hoe je als DBC-adviseur het verschil maakt
- Investeer bewust in de relatie: sluit aan bij overlegmomenten, loop eens mee op de werkvloer en leer de praktijk kennen.
- Laat zien dat je niet alleen komt bij problemen, maar ook tussendoor betrokken bent.
- Erken expliciet waar jouw expertise ligt (registratieregels) én waar die van de vakgroep ligt (zorginhoud).
- Laat zien dat je niet komt om fouten aan te wijzen, maar om samen vooruit te kijken en zo herstelwerk achteraf te voorkomen.
- Benoem ook wat goed gaat en waar verbetering zichtbaar is.
Wat het oplevert
Zo verschuift jouw rol van ‘controleur’ naar inhoudelijke sparringpartner.
3. “Dat kunnen jullie toch wel voor ons doen?”
Zorgverleners leggen (een deel van) de registratie bij de zorgadministratie of polimedewerkers neer. De achterliggende gedachte: zij kunnen later mijn registratie aanvullen en/of corrigeren.
Hoe je als DBC-adviseur het verschil maakt
- Maak expliciet dat de zorgadministratieve medewerker niet bij de zorginhoud aanwezig was en medische afwegingen niet achteraf kan invullen.
- Laat zien dat dit leidt tot interpretatie en aannames, en daarmee risico op onjuiste vastlegging.
- Benadruk dat er duidelijke afspraken zijn over verantwoordelijkheden, waarbij de zorgprofessional eindverantwoordelijk is voor de inhoud van de registratie, zoals de juiste diagnose.
- Bespreek een casus waarin achteraf niet meer eenduidig te reconstrueren was wat er precies is gedaan.
- Maak inzichtelijk hoeveel afstemming en uitzoekwerk/-tijd dit vervolgens vraagt.
Wat het op levert
Het wordt zo duidelijk dat goede registratie onderdeel is van het zorgproces zelf en niet iets dat achteraf door anderen kan worden gedaan.
4. "Ik registreer altijd zo, dat ging toch altijd goed?”
Zorgverleners houden vast aan hun werkwijze omdat daar lange tijd geen terugkoppeling op kwam. Registratie ‘leek goed te gaan’, maar werd in de praktijk vaak achteraf gecorrigeerd door de afdeling zorgadministratie. Daardoor ontstond weinig zicht op wat misging of aangepast moest worden.
Hoe je als DBC-adviseur het verschil maakt
- Maak zichtbaar dat ‘wat goed ging’, in werkelijkheid vaak achteraf is hersteld.
- Laat zien welke correcties er op de achtergrond zijn gedaan en hoe vaak dat voorkomt.
- Breng verschillende werkwijzen binnen een vakgroep in kaart en leg die naast elkaar. Ga samen in gesprek: welke werkwijze is inhoudelijk juist en het best werkbaar in de praktijk.
5. “Die registratieregels zijn veel te ingewikkeld”
Zorgverleners ervaren registratieregels als complex en lastig te doorgronden. Daardoor ontstaat weerstand en wordt er teruggevallen op eigen logica of eerdere werkwijzen. Regels worden als ‘administratief’ en weinig relevant voor de zorgpraktijk gezien. Er is onvoldoende zicht op het waarom achter de regels en de impact ervan.
Hoe je als DBC-adviseur het verschil maakt
- Houdt uitleg kort en koppel regels direct aan een herkenbare praktijksituatie.
- Gebruik voorbeelden in plaats van abstracte uitleg.
- Leg uit waarom de regel is zoals die is.
- Ga een keer naast de zorgprofessional zitten terwijl hij/zij zijn registratie doet en beantwoordt vragen, leg dingen uit, geef tips.
- Kijk of het mogelijk is om periodiek een vast moment op de vakgroep kamer te werken zodat je zichtbaar bent om vragen te beantwoorden, mee te kijken en een relatie op te bouwen.
Het verschil maken als DBC‑adviseur
Registratiefouten ontstaan door verschillen in werkwijzen en interpretaties. Als DBC‑adviseur maak je die verschillen bespreekbaar en help je vakgroepen tot één werkbare aanpak. Zo voorkom je dat fouten terugkomen.
Dat vraagt om specifieke (advies)vaardigheden. Wil je deze verder ontwikkelen? Bekijk dan de training (Advies)vaardigheden voor de zorgadministratie.
Wil je als DBC-adviseur meer impact maken?
Bekijk dan het leerpad voor de DBC-adviseur. Ontwikkel cruciale vaardigheden zoals, strategische communicatie, adviesvaardigheden, stakeholder- en verandermanagement, altijd gekoppeld aan jouw eigen praktijk. Werk samen met ervaren trainers en versterk jouw rol, zowel individueel als binnen het team.
Meer weten over dit onderwerp? Bel ons!
