Een toekomstbestendige zorgadministratie: 4 randvoorwaarden
De komst van Horizontaal Toezicht vraagt meer zichtbaarheid van de afdelingen. Door te kijken naar hoe er aan de bron wordt geregistreerd, moeten medewerkers met diverse afdelingen van de organisatie in gesprek, ondanks het vele thuiswerken. Deze veranderingen zorgen voor een cultuuromslag: een andere manier van werken, waarbij ook andere competenties nodig zijn. Wat betekenen deze veranderingen voor de positie van en de sfeer op de afdeling zorgadministratie? En hoe ga je hier als leidinggevende mee om? Wij zetten vier randvoorwaarden op een rij.
Creëer draagvlak
Een essentieel onderdeel van succesvolle cultuurveranderingen is het creëren van draagvlak en het voorkomen van weerstand bij medewerkers. Een verandering levert bij veel mensen spanning op, wat maakt dat medewerkers meegenomen moeten worden in het veranderproces. Als hoofd of manager van een afdeling kan het helpen om in een periode van verandering de week of dag te beginnen met een gezamenlijke week- of dagstart. Een dergelijke start zorgt voor een actieve werkhouding van medewerkers en maakt dat collega’s weten waar de ander mee bezig is. Dit bevordert samenwerking.
Communiceer duidelijk over de verandering(en)
Heldere communicatie is in een verandertraject essentieel. Niet alleen is het voor medewerkers prettig om te weten waar iedereen mee bezig is, ook is het fijn om duidelijk te hebben waar je als afdeling naartoe werkt. In de praktijk blijkt dat het hebben van een centraal whiteboard of poster, met daarop de veranderingen of doelstellingen, een succesvolle uiting is. Dit biedt medewerkers ook duidelijkheid. Digitale oplossingen zijn er ook voldoende, denk bijvoorbeeld aan Miro of Jamboard. Zijn er doelen behaald? Vier ze dan! Want succes vieren is een goed middel om de intrinsieke motivatie van medewerkers aan te spreken. Geef daarnaast opvolging aan wat je belooft: dit zorgt voor vertrouwen. “Zeg wat je doet, en doe wat je zegt”.
Zorg voor de juiste competenties in het team
Horizontaal Toezicht vergroot de rol en de zichtbaarheid van de zorgadministratie in de organisatie. De zorgadministratie moet de rol van gesprekspartner vervullen. Besef dat door het vele thuis werken extra aandacht nodig is om de relatie met de afdelingen goed te houden. Dit vraagt om andere competenties van medewerkers, om hogere functie-eisen en een hoger opleidingsniveau van DBC-adviseurs. Houd daarnaast bij het aannemen van personeel rekening met hoe deze persoonlijkheden passen binnen het team. De behoeften van medewerkers die al langer op de afdeling zitten (en een andere manier van werken gewend zijn) zijn anders dan die van nieuwe medewerkers. Hierover in gesprek blijven en duidelijk over communiceren helpt.
Krijg inzicht in elkaars communicatiestijl
Als team succesvol een cultuurverandering doormaken is lastig, want onzekerheid kan leiden tot weerstand en vertrek van medewerkers. Dit volledig voorkomen is uiteraard niet mogelijk, hier aandacht voor hebben is dat wel. Voor een prettige werksfeer binnen een team is het belangrijk dat iedereen open durft te communiceren. De ‘durf’ om dit te doen komt als mensen inzicht hebben in hun eigen communicatiestijl en die van anderen. Zo kunnen de teamrollen van Belbin of de DISC-persoonlijkheidstest nuttige tools zijn om meer inzicht te krijgen in elkaar. Daarnaast is het goed om in de gaten te houden dat financiële waardering niet het enige component is om medewerkers aan de organisatie te binden. Werksfeer, doorgroeimogelijkheden en opleidingen zijn evenzo van belang.
Horizontaal Toezicht is bij veel ziekenhuizen geïmplementeerd of wordt opgestart, ondanks de coronacrisis. Deze ontwikkeling zorgt voor een cultuurverandering op de zorgadministratie. Om Horizontaal Toezicht goed van de grond te krijgen is het essentieel hier rekening mee te houden. Blijf met medewerkers communiceren en neem ze mee in deze verandering! Dit levert een fijne werksfeer, tevreden werknemers en hogere productiviteit op! Wil je meer weten over de rol van cultuur in jouw instelling en ondersteuning bij hoe deze te beïnvloeden? Neem dan contact op met ons.