Ken je dat gevoel van niet ‘in control’ zijn? Je draagt de verantwoordelijkheid (om te adviseren) over kwaliteitsverbetering en goede bedrijfsvoering, maar mist hierbij de regie. Je merkt dat je veel (kwaliteits-)data of –informatie tot je beschikking hebt, maar niet altijd weet wat je hiermee aan moet. Om jouw afdelings- en organisatiedoelen te realiseren, is sturing op basis van behaalde resultaten noodzakelijk. Onze trainer Femke Vlems, neemt je mee in onderstaande stappen die hiervoor nodig zijn.
1. Data
Om zicht te hebben op het kwaliteitsniveau van de geleverde zorg binnen jouw organisatie, verzamel je veel data. Deze data zit veelal in kwaliteitsindicatoren, zoals incidentmeldingen, klachten en bewoner-/cliënt-/patiënt ervaringen. Afhankelijk van de uitkomsten van je meetinstrument krijg je direct de informatie die je nodig hebt, of is het nodig om de data te vertalen naar bruikbare informatie.
2. Van data naar informatie
Data zijn de onbewerkte gegevens die je uit een systeem of meting haalt. Wanneer je de data op een dusdanige manier bijeenbrengt en weergeeft dat je er betekenis aan kunt toekennen, spreken we van informatie. Je kunt betekenis geven aan data door deze te spiegelen aan bijvoorbeeld normen en prestatie indicatoren, of door data met elkaar te vergelijken. Zo is het aantal incidenten van een bepaalde categorie over een bepaalde tijd een voorbeeld van informatie.
3. Grondige analyse
Tijdens de analyse zoek je naar de achterliggende oorzaken van de verkregen informatie. Bijvoorbeeld waarom is er een verschil tussen het aantal incidenten op twee vergelijkbare locaties? Voor antwoorden op deze vragen is het vaak nodig om verbindingen te maken tussen informatie uit verschillende bronnen. Denk hierbij aan bronnen zoals het aantal cliënten/patiënten op een locatie of de medicatielijst van cliënten/patiënten. Je onderzoekt of er verbanden zijn tussen de verschillende bronnen, of deze elkaar beïnvloeden en wat de oorzaak hiervan is. Meet en analyseer echter alleen wat je écht wilt weten. Grijp daarom bij het uitvoeren van de analyse terug op door de organisatie gestelde doelen en/of kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s).
4. Rapportage met bevindingen
De volgende stap is het weergeven van de bevindingen uit de analyse in een overzichtelijke rapportage. Om de bevindingen inzichtelijk te maken kun je deze presenteren in een grafiek, percentage of een tabel. Het puur presenteren van cijfers in een grafiek of tabel is het weergeven van data in een plaatje (je hebt dan dus nog geen informatie). Wanneer je in de grafiek of tabel de cijfers vergelijkt met een norm/vergelijkbare locatie/over een bepaalde tijd enzovoort, laat je informatie zien. Daarnaast voeg je een analyse toe met oorzaken van wat je ziet in het plaatje.
5. Bespreken & sturen
In een verbeterdialoog bespreek je de bevindingen. Je relateert de bevindingen aan de doelen van de organisatie en je legt de focus op het continu leren en verbeteren. Door deze aanpak is het mogelijk om risico’s met betrekking tot de kwaliteit van zorg vroeg te signaleren. Dit stelt de organisatie in staat om tijdig bij te sturen. Met het delen en waar nodig bespreken van de informatie creëer je eigenaarschap op de plek waar invloed uitgeoefend wordt. Vervolgens geeft de verbeterdialoog aan lijnverantwoordelijken en anderen de juiste input om aan de slag te gaan met de juiste acties, richting het verhogen van de kwaliteit van zorg.
Vertaling naar jouw praktijk
Wil jij aan de slag met het toepassen van deze stappen om meer inzicht en invloed te krijgen op de stand van zaken binnen jouw organisatie of afdeling? Tijdens onze training ‘Sturen op kwaliteit’ krijg je de handvatten aangereikt om dit proces toe te passen in jouw organisatie. Je oefent met de benodigde analyse-, rapportage- en communicatievaardigheden zodat je de stappen effectief en efficiënt uit kunt voeren.
Meer weten over deze training en de mogelijkheden voor jou of jouw collega’s?
Neem gerust contact met ons op via informatie@qacademie.nl of 088 1020 950.