Werkvormen voor samenwerken op afstand

Touch Blue

Juist in uitdagende tijden is het belangrijk om plezier met elkaar te blijven beleven. Touch Blue is een vrolijke energizer die je bijvoorbeeld toe kunt passen voor afwisseling en meer energie in digitale overlegvormen.

De spelregels:

• Iedereen zit op zijn thuiswerkplek voor de webcam.
• Eén iemand start met de eerste opdracht en kiest een voorwerp of object en zegt dat hardop. Bijvoorbeeld: “raak iets blauws aan”, of “zet een hoed op”. De overige deelnemers aan de vergadering moeten zo snel mogelijk de opdracht uitvoeren vanaf hun eigen werkplek en dit laten zien op de camera.
• Diegene die als laatste de opdracht heeft uitgevoerd, krijgt dan de beurt om te bepalen wat de volgende opdracht is.

To-do’s delen

Elke dag alleen vanuit huis werken en collega’s minder ‘in het echt’ zien, kan een drempel vormen voor effectieve samenwerking en ook leiden tot uitstelgedrag voor klusjes. Mogelijk effect: je schakelt elkaars hulp minder snel en gemakkelijk in. Maar ook al werken we meer op afstand, dit betekent niet dat je de kracht van je team niet kunt benutten! De oefening to-do’s delen draagt bij aan de samenwerking en het teamgevoel.

De spelregels:

• Plan een online vergadering.
• Iedereen levert de to-do’s aan waar hij tegenaan hikt of geen tijd voor kan maken. Bij voorkeur zijn het to-do’s die meerdere leden van het team aangaan.
• Inventariseer hoeveel tijd iedereen vrij kan maken om to-do’s van anderen op te pakken.
• Op basis daarvan maak je een to-do marktkraam (bijvoorbeeld een jamboard met alle to-do’s erop geplakt, waar mogelijk gecategoriseerd).
• Start de online to-do markt. Het wordt waarschijnlijk een vrolijke chaos, maar zorg dat iedereen aan het woord komt en herverdeel de acties.
• Niet verkochte acties gaan in principe terug naar de eigenaar of worden op de langetermijnagenda geplaatst.

Kettingmail

Een online vergadering lijkt als we niet oppassen soms net op een ouderwets kringgesprek. Niet alle onderwerpen zijn geschikt om op deze manier te bespreken en er zijn collega’s die het in een dergelijke vorm lastig vinden om open of kritisch te zijn. Daarom herintroduceren we de kettingmail. Deze werkvorm is geschikt om bijvoorbeeld besluitvormingsprocessen anders in te richten. Het zorgt voor duidelijkheid en kaders, waarbij ieder teamlid een gelijke bijdrage levert en een gelijke stem heeft.

De spelregels:

• Formuleer een vraagstuk voor je kettingmail. Zet in je mail wanneer je verwacht dat de cirkel rond is en de mail weer terugkomt bij jou, bijvoorbeeld voor een volgend overlegmoment. Zeg dat je verwacht dat men het doorstuurproces prioriteit geeft en dat kort of niets toevoegen (als alles er al in staat) ook prima is.
• Stuur je vraagstuk naar een eerste teamlid, de ander schrijft op welke punten hij belangrijk vindt en wat zijn oplossing zou zijn. Het eerste teamlid stuurt de mail door naar een tweede, deze vult aan en stuurt door naar de derde, enzovoort. Let op: reply all (allen beantwoorden) is niet toegestaan!
• De laatste persoon stuurt de mail weer naar jou.
• In het overleg agendeer je de kettingmail en geef je de samenvatting. Eventuele onduidelijkheden of verschillende standpunten kunnen dan nog worden besproken en knopen kunnen worden doorgehakt.
• Geef aan dat men bij besluitvorming mag voorstellen om het kettingmailprincipe te gebruiken.

De surprise

Niet of minder op locatie samenwerken, betekent dat er minder gelegenheid is voor informele positieve feedback. Het tonen van waardering voor elkaar blijft natuurlijk wel belangrijk voor een team(lid). Met creativiteit, kun je ook vanuit huis wat voor je collega’s doen: de surprise.

De spelregels:

• Stel het team voor om iets leuks voor elkaar te doen de komende tijd. Dit kun je breed interpreteren, denk bijvoorbeeld aan een compliment of iets van de ander overnemen. Het kan ook iets persoonlijks zijn zoals een goed boek of een lekker recept. Inventariseer vooral binnen je team wat hen aanspreekt. Zoek iets wat bij jullie team past!
• Zorg dat ieder teamlid de naam van een ander teamlid krijgt bij de opdracht (bijvoorbeeld via: https://www.lootjestrekken.nl). Doe iets leuks voor je collega! Geef aan dat het niet in het geheim hoeft en dat het om kleine dingen mag gaan (een leuk filmpje sturen, een taak overnemen, een speciaal compliment geven).
• Stel een tijdslimiet in: voor tijdstip X hebben we allemaal iets leuks gedaan voor een collega.
• Kom erop terug (nadat de tijdslimiet is verstreken) en vraag een paar mensen om een reactie.