Procesoptimalisatie bij Nidos

De aanleiding

Nidos, voogdijinstelling voor alleenstaande minderjarige vreemdelingen, voerde al enkele jaren calamiteitenonderzoeken uit om continue te blijven leren en ontwikkelen. Op ten duur ontstonden er verbeterwensen met betrekking tot de inrichting van het proces. Zo signaleerde de instelling dat bij de afronding van het calamiteitenonderzoek veel druk ervaren wordt bij de calamiteitenonderzoekers en dat de rollen, taken en verantwoordelijkheden van betrokkenen lang niet altijd duidelijk zijn. Daar komt bij dat het volledig en goed afronden van een onderzoek binnen de vereiste termijn van 8 weken planmatig een grote uitdaging is. Samen met Q-Consult Zorg is gezocht naar een passende aanpak om hier verandering in te brengen.

Meer efficiëntie en kwaliteit met Lean

Binnen de gekozen aanpak speelt Lean een belangrijke rol. Lean is gericht op het creëren van maximale waarde voor de klant met zo min mogelijk verspilling. Hierbij staat het vergroten van waarde voor zowel de cliënt als de medewerkers centraal. Dit gedachtengoed sluit goed aan bij de wens van Nidos om het proces van calamiteitenonderzoek efficiënter in te richten en tegelijkertijd kwalitatief goed uit te voeren. Om de gewenste doelstellingen te bereiken is gekozen voor het onderstaande stappenplan. Binnen de gemaakte stappen kunnen specifieke succesfactoren worden onderscheiden die we hieronder delen.

Dit zijn de successen

Succes 1 – Draagvlak bij directie
Voor de start met werkgroepen, is de voorbereidende fase (stap 1) ingericht om de te verbeteren processen te selecteren en de werkgroep-leden te bepalen. Dit is gedaan in samenspraak met beleidsmedewerkers én de directie. De betrokkenheid van de directie is een van de succesfactoren van dit traject, omdat zij het traject uiteindelijk echt mogen uitvoeren en begeleiden in de organisatie. 

Succes 2 – Niet alleen kennis, maar ook ervaring opdoen
Vervolgens is een kick-off bijeenkomst georganiseerd voor alle disciplines die betrokken (kunnen) zijn bij alle processen rondom het leren van incidenten en calamiteiten. Doel was om hen kennis te laten maken met het gedachtegoed van Lean en met de waardestroom-analyse. Dit heeft een goede basis gelegd om tijdens de werkgroepen de juiste informatie met elkaar naar boven te krijgen en de juiste keuzes te maken voor het gewenste proces. Dit doel is gerealiseerd door middel van het spelen van het Lean simulatiespel (ontwikkeld door Q-Academie). Met deze serious game ervaren medewerkers welke stappen zij zelf kunnen nemen om een proces makkelijker en sneller te laten verlopen.

Succes 3 – Handvatten voor de toekomst
Nadat deelnemers de basiskennis voor Lean procesoptimalisatie hadden opgedaan, was het tijd om in werkgroepen met de eigen processen aan de slag te gaan. Op deze manier werd het geleerde direct op de praktijk van Nidos toegepast. De beleidsmedewerkers zijn door Q-Academie opgeleid in de rol van procesbegeleider. Vervolgens hebben de beleidsmedewerkers middels coaching on the job de werkgroepen zelf begeleid. Dit stelt Nidos in staat om in de toekomst vaker met behulp van het Lean gedachtengoed zelfstandig processen te verbeteren. 

Succes 4 – Acties afgestemd met directie
Het resultaat van de werkgroepen is een implementatieplan per proces, waarin onder andere een planning, afgesproken acties en verantwoordelijkheden waren uitgewerkt. Deze plannen zijn in een slotbijeenkomst gepresenteerd aan de medewerkers die ook bij de kick-off aanwezig waren. Daarnaast zijn de bevindingen van Lean gepresenteerd aan de directie. Ook deze betrokkenheid van zowel directie als de verschillende disciplines creëert draagvlak voor het daadwerkelijk uitvoeren van de verbeteracties.

Nidos over het traject

Beleidsmedewerkers Carla Lebesque, Guy Ngouan en Raïssa Boudikane over het traject: “In de bijeenkomsten lukte het goed een veilige omgeving te creëren waarin alle betrokkenen gelijkwaardig input konden leveren. Hierdoor konden we open het gesprek voeren en kritisch reflecteren waarom bepaalde stappen in het proces in de afgelopen jaren zo gegroeid waren. Zo hebben we veel dubbelingen in processtappen en onnodige controle momenten uit het proces kunnen halen. Ook zijn de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden scherper en logischer verdeeld.” 

Nidos heeft de benodigde handvatten gekregen om zelfstandig met de verbeteracties aan de slag te gaan: “We zijn blij dat we met Lean een methodiek hebben gevonden om de knelpunten in dit proces écht aan te kunnen pakken. Dit maakt het bovendien mogelijk om de rest van de organisatie op gestructureerde wijze mee te nemen in de oplossingen die zijn bedacht in de werkgroepen. Hierdoor is de kans van slagen van de verbeteringen vergroot! Als organisatie zijn we tot het inzicht gekomen dat het van grote toegevoegde waarde is om ook op andere werkprocessen Lean toe te passen en ze op deze manier efficiënter en kwalitatief beter in te richten.”