Auditen in zelforganiserende teams bij Zorggroep Noordwest-Veluwe

In 4 stappen naar auditen in zelforganiserende teams

De interne audits spelen een belangrijke rol bij zelforganisatie. Het is uiteindelijk het team dat de kwaliteit levert. De kwaliteitsverbeteringen die voortkomen uit de interne audits moeten dus ook door hen worden opgepakt. Daarom is het nodig dat de interne audits aansluiten op de praktijk: om teams in het continu verbeteren te kunnen ondersteunen. Hiervoor heeft ZNWV vier verschillende stappen gezet.

stap 1: Training en opleiding in interne audits

Allereerst is ZNWV met de auditoren aan de slag gegaan om de auditprocedure zo te veranderen dat deze beter aansluit op het motiveren van medewerkers en de zelforganiserende teams. Hiervoor is een aantal trainingen voor de auditoren georganiseerd door Q-Academie:

• Waarderend auditen: focus op het motiveren en enthousiasmeren van medewerkers om een bijdrage te leveren aan continu verbeteren;
• Verdieping waarderend en proces- en themagericht auditen: auditen met een breder perspectief;
• Lean auditen: focus op hoe je verspillingen uit het proces elimineert;
• Auditen in zelforganiserende teams: focus op specifieke uitdagingen en kansen bij auditen in zelforganiserende teams.

Stap 2: Format auditrapportage aanpassen

Om ervoor te zorgen dat teams sneller en makkelijker acties kunnen ondernemen op basis van de resultaten van de interne audits, zijn er verschillende aanpassingen in de rapportageterugkoppeling en het format gemaakt. Auditees worden actief geïnformeerd over de werkwijze en de verslaglegging en ze krijgen het uiteindelijke verslag zelf opgestuurd. Hier spelen de auditoren een belangrijke rol in.

Misschien wel de belangrijkste aanpassing is de wijziging van het format. Hierin wordt tegenwoordig gewerkt met kleurencategorisatie. Hierdoor is in één oogopslag te zien waar successen liggen en welke verbetermaatregelen moeten worden opgepakt. Daarnaast is het verslag bondiger en kost het minder tijd om de kern eruit te halen.

3. Vervolgacties concretiseren

Tijdens het auditgesprek bespreekt de auditor met de auditee wat hij of zij concreet gaat doen om de verbeterpunten door te voeren in het team. De auditoren vragen consequent naar oorzaken en gevolgen en helpen de auditee tijdens het gesprek om een verbeterpunt te formuleren op basis van de oorzaak. Zo zorgen de auditoren ervoor dat de verbeterpunten aansluiten op de praktijk en daadwerkelijk de basisoorzaak aanpakken.

4. Auditee bepaalt het onderwerp

Het auditteam of het management bepaalt niet meer alleen welke processen en thema’s worden geaudit, maar medewerkers geven dit ook zelf aan. Ter voorbereiding stellen de auditoren samen wel een lijst met kernpunten op, maar dit is slechts een handvat: het gesprek moet gaan over wat de medewerker wil vertellen. Opvallend is dat hierdoor heel andere zaken naar boven komen.

Spanning tussen management en auditteam

De omslag naar auditen in zelforganiserende teams verliep niet helemaal zonder slag of stoot. De moeilijkheid zat vooral in de kloof tussen hoger management en het auditteam. Jansje zegt hierover: 

Wat levert auditen in zelforganiserende teams ZNWV op?

Jansje is erg trots op de veranderingen die het auditteam heeft kunnen doorvoeren ten behoeve van het aansluiten op de praktijk. Medewerkers kunnen hierdoor veel verbeterpunten zelf oppakken. En daarnaast zijn er door de vernieuwde aanpak ook verbeterpunten naar boven gekomen die buiten de eigen invloedssfeer van medewerkers liggen. “Dit zijn verbeteringen die je anders over het hoofd zou hebben gezien.” Het auditteam heeft dit nu als aparte categorie in het rapportageformat opgenomen. “Daar moet de manager mee aan de slag gaan of verantwoorden waarom dit niet is gelukt.”

“Per jaar bekijken we wat de auditoren nodig hebben om de interne audits goed uit te kunnen voeren”, zegt Jansje. “Hiervoor gaan we in gesprek met de teams en halen we externe expertise in huis, zoals de trainingen van Q-Academie.” Op die manier verbetert Zorggroep Noordwest-Veluwe niet alleen continu de geleverde kwaliteit, maar ook het kwaliteitssysteem zelf!